İş Akışları

Elektronik Belge Yönetim Süreci

Fotokopi Çekim Süreci

Gelen Evrak İşlemleri Süreci

Giden Evrak İşlemleri Süreci

Kargo İşlemleri Süreci

Süreç Kodu YİM.EBYS-001
Süreç İsmi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Süreci
Sürecin Bağlı Olduğu Temel (Ana) Süreç İdari Süreçler
Süreç Grubu Belge Yönetimi Süreç Grubu
Sürecin Tanımı ve Kapsamı Bu süreç, OSTİM Teknik Üniversitesi bünyesinde Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden veya fiziksel yolla gelen evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinde kaydının yapılmasını, evrakların dağıtımını, yeni açılan birimlerin sisteme eklenmesini ve personel değişikliklerinde sistemde düzenleme yapılmasını kapsamaktadır. Süreç akademik ve idari birimler ile öğrencileri kapsar.
Sürecin Amacı Elektronik ve fiziksel belgelerin hızlı, güvenli ve doğru şekilde kayıt altına alınmasını sağlamak.
Evrakların dağıtım ve takip sürecinde sistematik bir işleyiş oluşturmak.
EBYS sistemine yeni birimlerin ve personel değişimlerinin düzenli işlenmesini sağlamak.
Süreç Sahibi Genel Sekreter
Süreç Sorumlusu Yazı İşleri Müdürlüğü
Süreci Başlatan Olay Üniversiteye elektronik ya da fiziksel ortamda evrak gelmesi.
Yeni birimlerin açılması veya personel değişikliği yapılması.
Süreci Sonlandıran Olay Evrakın ilgili birime/personel birimine aktarılması ve kayıt işlemlerinin tamamlanması.
Sistemde gerekli düzenlemelerin yapılması.
Etkileşimde Olduğu Süreçler Gelen Evrak Süreci Giden Evrak Süreci
KEP İşlemleri Süreci
1. Süreç Girdileri 2. Süreç Faaliyetleri
1.1. Üniversitenin KEP adresine gelen evraklar.
1.2. Birimlerden ve öğrencilerden gelen belgeler.
1.3. Dış kurumlardan gelen yazışmalar ve dilekçeler.		 2.1. Üniversitenin KEP adresine gelen evrakların EBYS sistemine kaydedilmesi.
2.2. Birimlerden ve öğrencilerden gelen evrakların EBYS kaydının yapılması ve belge numarası verilerek Gelen Evrak Defterine kaydedilmesi.
2.3. Dış kurumlardan gelen resmi yazıların EBYS kaydının yapılması ve deftere işlenmesi.
2.4. Yeni açılan birimlerin EBYS sistemine eklenmesi.
2.5. İşe başlayan veya ayrılan personelin sistem üzerindeki bilgilerinin güncellenmesi.
3. Süreç Çıktıları 4. Sürecin Performans Kriterleri
3.1. Kayıt altına alınmış ve ilgili yerlere dağıtımı yapılmış evraklar. 4.1. Evrakların EBYS'ye zamanında kaydedilmesi ve doğru bir şekilde dağıtılması.
4.2. Yeni birim ve personel değişikliklerinin en geç 2 iş günü içinde sisteme yansıtılması.
5. Süreç Müşterileri 6. Süreç Tedarikçisi
5.1. Üniversite akademik ve idari birimleri
5.2. Öğrenciler
5.3. Üniversite dışı kurum ve kuruluşlar		 6.1. Üniversite Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi
6.2. Yazı İşleri Müdürlüğü
6.3. Bilgi Yönetim Daire Başkanlığı
7. Sürecin Gözden Geçirme Sıklığı 8. İlgili Dokümanlar
7.1. Yılda bir kez
7.2. Öğrenci, akademik ve idari birim geri bildirimlerine göre periyodik iyileştirme yapılır.		 8.1. T.C. Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi
/ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
8.2. T.C. Cumhurbaşkanlığı KEP Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar
8.3. OSTİM Teknik Üniversitesi EBYS Kullanım Yönergesi (varsa)

Görev ve Sorumluluklar Tablosu


Yazı İşleri Müdürlüğü

Akademik/İdari/Öğrenci

Dış Kurumlardan Gelen Yazı

2.1




2.2




2.3




2.4




2.5




Açıklamalar:

A (Ana Sorumlu): Sürecin yürütülmesinde ana sorumluluğa sahiptir.

S (Sorumlu): İlgili adımda aktif rol alır ve işlemi yürütür.

Süreç Kodu YİM.FÇS-001
Süreç İsmi Fotokopi Çekimi Süreci
Sürecin Bağlı Olduğu Temel (Ana) Süreç İdari Hizmetler Süreçleri
Süreç Grubu Destek Hizmetleri Süreç Grubu
Sürecin Tanımı ve Kapsamı Bu süreç, OSTİM Teknik Üniversitesi bünyesinde akademik ve idari birimler ile öğrenciler tarafından talep edilen fotokopi hizmetlerinin düzgün, hızlı ve ekonomik bir şekilde sağlanmasını kapsar. Süreç, talep formu doldurulmasından, onaylanmasına ve çıktıların teslimine kadar tüm adımları içerir.
Sürecin Amacı Akademik ve idari birimlerin dokümantasyon ihtiyaçlarını karşılamak.
Öğrencilerin akademik çalışmalarına destek vermek.
Fotokopi hizmetlerini zamanında, kaliteli ve ekonomik şekilde sunmak.
Üniversite kaynaklarının etkin kullanımını sağlamak.
Süreç Sahibi Genel Sekreter
Süreç Sorumlusu Yazı İşleri Müdürlüğü
Süreci Başlatan Olay Öğrenci veya personel tarafından fotokopi talep formunun doldurulması ve başvuru yapılması.
Süreci Sonlandıran Olay Talep edilen fotokopilerin eksiksiz ve doğru şekilde teslim edilmesi.
Etkileşimde Olduğu Süreçler Yazı İşleri Süreçleri
1. Süreç Girdileri 2. Süreç Faaliyetleri
1.1.Doldurulmuş fotokopi talep formu
1.2. Talep edilen dokümanlar		 2.1. Talep Formunun Doldurulması: Personel veya öğrenci tarafından fotokopi talep formu doldurulur ve Yazı İşleri Müdürlüğü'ne teslim edilir.
2.2. Talebin İncelenmesi ve Onaylanması: Fotokopi konusu, miktarı ve amacı kontrol edilerek uygunluk onayı alınır.
2.3. Fotokopi İşleminin Gerçekleştirilmesi: Uygun görülen talepler doğrultusunda fotokopi işlemi yapılır.
2.4. Fotokopi Çıktılarının Teslimi: Hazırlanan dokümanlar ilgili personele veya öğrenciye teslim edilir.
3. Süreç Çıktıları 4. Sürecin Performans Kriterleri
3.1. Talep edilen belgelerin eksiksiz ve doğru şekilde fotokopi olarak sunulması. 4.1. Fotokopi taleplerinin 1 iş günü içinde karşılanması.
4.2. Çıktı kalitesinde hata oranının %1'in altında olması.
4.3. Yoğun dönemlerde gecikme oranının %5'in altında olması.
5. Süreç Müşterileri 6. Süreç Tedarikçisi
5.1. Akademik personel
5.2. İdari personel
5.3. Öğrenciler		 6.1. Yazı İşleri Müdürlüğü
6.2. Baskı ve fotokopi cihaz tedarikçileri
6.3. Bilgi Yönetim Daire Başkanlığı
7. Sürecin Gözden Geçirme Sıklığı 8. İlgili Dokümanlar
7.1. Yılda bir kez
7.2. Taleplerde yoğunluk ve hizmet kalitesi şikâyetlerine göre ara dönem değerlendirmeleri yapılır.		 8.1. Fotokopi Talep Formu
8.2. Fotokopi Hizmetleri İşleyiş Prosedürü

Görev ve Sorumluluklar Tablosu


Yazı İşleri Müdürlüğü

Akademik/İdari Personel

Öğrenci

2.1




2.2




2.3




2.4




Açıklamalar:

A (Ana Sorumlu): Sürecin yürütülmesinde ana sorumluluğa sahiptir.

S (Sorumlu): İlgili adımda aktif rol alır ve işlemi yürütür.

B (Bilgilendirilen): Süreçten haberdar edilir.


Süreç Kodu+A3:C13 YİM.GES-001
Süreç İsmi Gelen Evrak İşlemleri Süreci
Sürecin Bağlı Olduğu Temel (Ana) Süreç İdari Süreçler
Süreç Grubu Belge Yönetimi Süreç Grubu
Sürecin Tanımı ve Kapsamı Bu süreç, OSTİM Teknik Üniversitesi'ne elden, posta, KEP veya diğer yollarla ulaşan evrakların zamanında kaydedilmesi, ilgili birim veya kişilere ulaştırılması, gerekli arşiv işlemlerinin yapılması ve evrak takibinin sağlanmasını kapsar.
Üniversitenin tüm akademik ve idari birimleri ile öğrenci işlemleri dahilindedir.
Sürecin Amacı Gelen evrakların zamanında ve eksiksiz şekilde kayıt altına alınmasını sağlamak.
Evrakların ilgili kişi veya birimlere hızlı ve doğru şekilde ulaştırılmasını sağlamak.
Evrakların güvenli bir şekilde arşivlenmesi ve gerektiğinde erişilebilirliğinin korunması.
Üniversite içinde bilgi akışını düzenli ve verimli hale getirmek.
Süreç Sahibi Genel Sekreter
Süreç Sorumlusu Yazı İşleri Müdürlüğü
Süreci Başlatan Olay Üniversiteye evrak gelmesi (elden, posta, kargo, KEP vb.)
Süreci Sonlandıran Olay Evrakın ilgili birime veya kişiye teslim edilmesi ve kayıt sürecinin tamamlanması.
Etkileşimde Olduğu Süreçler EBYS Süreci
Giden Evrak Süreci Kargo İşlemleri Süreci
1. Süreç Girdileri 2. Süreç Faaliyetleri
Gelen evrak (elden, sistem üzerinden veya kargo yoluyla) 2.1. Gelen evrakın fiziksel veya elektronik ortamda teslim alınması.
2.2. Evrakın kaydedilmesi ve numaralandırılması.
2.3. Evrakın ilgili kişi veya birimlere dağıtımının yapılması.
2.4. Önemli ibareler taşıyan evrakların ("ACELE", "GÜNLÜDÜR" vb.) takibinin yapılması.
2.5. Evrakların sınıflandırılması, arşivlenmesi ve muhafaza edilmesi.
2.6. Dış kurumlardan veya kurum içinden gelen duyuruların ilgili yerlere iletilmesi.
3. Süreç Çıktıları 4. Sürecin Performans Kriterleri
Kayıt altına alınmış, dağıtımı yapılmış ve arşivlenmiş evraklar. 4.1. Evrakların kaydının en geç 1 iş günü içinde yapılması.
4.2. "Acele" ve "Günlüdür" ibareli evrakların aynı gün içinde ilgili yere ulaştırılması.
4.3. Gelen evrakın kayıpsız bir şekilde arşivlenmesi ve takip edilebilir olması.
5. Süreç Müşterileri 6. Süreç Tedarikçisi
5.1. Üniversite akademik ve idari birimleri
5.2. Üniversite personeli
5.3. Üniversiteye dışarıdan evrak gönderen kişi ve kurumlar		 6.1. Yazı İşleri Müdürlüğü
6.2. EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
6.3. PTT ve özel kargo şirketleri
7. Sürecin Gözden Geçirme Sıklığı 8. İlgili Dokümanlar
7.1. Yılda bir kez
7.2. Evrak işlem yoğunluğuna ve süreçteki aksaklıklara göre ara dönem gözden geçirmeleri yapılır.		 8.1. T.C. Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi / Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
8.2. T.C. Cumhurbaşkanlığı Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
8.3. Gelen Evrak Kayıt Defteri

Görev ve Sorumluluklar Tablosu


Yazı İşleri Müdürlüğü


2.1



2.2



2.3



2.4



2.5



2.6



Açıklamalar:

A (Ana Sorumlu): Sürecin yürütülmesinde ana sorumluluğa sahiptir.

S (Sorumlu): İlgili adımda aktif rol alır ve işlemi yürütür.

B (Bilgilendirilen): Süreçten haberdar edilir.


Süreç Kodu YİM.GİS-001
Süreç İsmi Giden Evrak İşlemleri Süreci
Sürecin Bağlı Olduğu Temel (Ana) Süreç İdari Süreçler
Süreç Grubu Belge Yönetimi Süreç Grubu
Sürecin Tanımı ve Kapsamı Bu süreç, OSTİM Teknik Üniversitesi bünyesinde hazırlanan resmi yazıların, belgelerin veya evrakların kurum dışı ve içi muhataplarına doğru, hızlı ve güvenli bir şekilde gönderilmesini kapsar. Süreç, gönderi türünün belirlenmesi, evrakın fiziki veya elektronik yolla iletilmesi, gönderim kayıtlarının tutulması ve evrakın takibini içerir.
Sürecin Amacı Giden evrakların doğru kişilere ve kurumlara zamanında ulaşmasını sağlamak.
Gönderim süreçlerinde belge güvenliğini ve kayıt düzenliliğini korumak.
Kurumsal yazışmalarda standartlara uygun hareket etmek.
İletim süreçlerini sistematik ve şeffaf hale getirmek.
Süreç Sahibi Genel Sekreter
Süreç Sorumlusu Yazı İşleri Müdürlüğü
Süreci Başlatan Olay Birimlerden giden evrak hazırlanması ve gönderim talebinin oluşması.
Süreci Sonlandıran Olay Evrakın ilgili kuruma veya kişiye ulaştırılması ve gönderim kaydının tamamlanması.
Etkileşimde Olduğu Süreçler Gelen Evrak Süreci Giden Evrak Süreci
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Süreci
Kargo İşlemleri Süreçleri
1. Süreç Girdileri 2. Süreç Faaliyetleri
1.1. Sistem üzerinden postaya düşen evraklar (EBYS)
1.2. Elden teslim edilen fiziksel gönderiler
1.3. Gönderi tip bilgileri (elektronik/fiziksel)		 2.1. Gelen evrakın gönderi tipinin belirlenmesi (posta, KEP, elden vb.).
2.2. Elektronik ortamda gönderilebilen evrakların EBYS üzerinden iletilmesi.
2.3. Fiziksel olarak iletilmesi gereken evrakların hazırlanması ve teslim edilmesi.
2.4. Gönderime ilişkin belgelerin kayıt altına alınması (Giden Evrak Defteri, Tesellüm Belgesi vb.).
2.5. Gönderilen evrakların teslimat sürecinin takibi.
2.6. Bilgi/belge talebi olması durumunda, ilgili yöneticiden onay alınmadan veri paylaşımı yapılmaması.
3. Süreç Çıktıları 4. Sürecin Performans Kriterleri
İlgili kurum veya kişiye ulaştırılmış resmi belgeler ve evraklar. 4.1. Gönderimlerin tamamının kayıt altına alınması.
4.2. Evrakın belirlenen sürelerde doğru muhatabına ulaştırılması.
4.3. Evrak kaybı ya da gecikme oranının %1'in altında tutulması.
5. Süreç Müşterileri 6. Süreç Tedarikçisi
5.1. Üniversite akademik ve idari birimleri
5.2. Üniversite dışı kurum ve kuruluşlar
5.3. KEP kullanıcıları		 6.1. Yazı İşleri Müdürlüğü
6.2. EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
6.3. PTT ve özel kargo şirketleri
6.4. Bilgi Yönetim Daire Başkanlığı (EBYS desteği)
7. Sürecin Gözden Geçirme Sıklığı 8. İlgili Dokümanlar
7.1. Yılda bir kez
7.2. Süreç performans raporları ve aksaklık bildirimleri doğrultusunda ara dönemlerde gerekirse.		 8.1. T.C. Cumhurbaşkanlığı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
8.2. T.C. Cumhurbaşkanlığı KEP Usul ve Esaslar Yönetmeliği
8.3. EBYS Kullanım Kılavuzu

Görev ve Sorumluluklar Tablosu


Yazı İşleri Müdürlüğü


2.1



2.2



2.3



2.4



2.5



2.6



Açıklamalar:

A (Ana Sorumlu): Sürecin yürütülmesinde ana sorumluluğa sahiptir.

S (Sorumlu): İlgili adımda aktif rol alır ve işlemi yürütür.



Süreç Kodu YİM.KİS-001
Süreç İsmi Kargo İşlemleri Süreci
Sürecin Bağlı Olduğu Temel (Ana) Süreç İdari Süreçler
Süreç Grubu Belge ve Malzeme Lojistiği Süreç Grubu
Sürecin Tanımı ve Kapsamı Bu süreç, OSTİM Teknik Üniversitesi'ne gelen kargo, posta ve diğer malzemelerin teslim alınması, evrak ve materyal kontrollerinin yapılması, gerekli kayıtlara işlenmesi ve ilgili birim veya kişilere ulaştırılması işlemlerini kapsar. Ayrıca üniversiteden gönderilecek evrak ve malzemelerin hazırlanması ve kargo/posta hizmetleri yoluyla gönderimi de süreç kapsamındadır.
Sürecin Amacı Gelen ve giden kargo ile postaların güvenli ve hızlı şekilde işlenmesini sağlamak.
Evrak ve malzeme takibini düzenli, şeffaf ve kayıtlı bir şekilde yürütmek.
Üniversitenin iletişim ve evrak dolaşım süreçlerinde aksamaların önüne geçmek.
Süreç Sahibi Genel Sekreter
Süreç Sorumlusu Yazı İşleri Müdürlüğü
Süreci Başlatan Olay Üniversiteye kargo veya posta yoluyla bir malzeme ya da evrakın ulaşması.
Üniversiteden bir gönderim ihtiyacının doğması.
Süreci Sonlandıran Olay Gelen malzemenin veya evrakın ilgili kişiye/birime teslim edilmesi.
Gönderilecek malzemenin doğru adrese ulaştırılmak üzere postaya/kargoya teslim edilmesi.
Etkileşimde Olduğu Süreçler Gelen Evrak Süreci
Giden Evrak Süreci
1. Süreç Girdileri 2. Süreç Faaliyetleri
1.1. Gelen kargo, posta ve diğer malzemeler
1.2. Gönderilmesi planlanan evrak ve malzemeler		 2.1. Kargodan gelen kitap, dergi, afiş ve benzeri materyallerin evraklarının kontrol edilmesi ve ilgili birimlere teslim edilmesi.
2.2. Kapalı ve gizli zarfların, kişiye özel materyallerin imza karşılığında teslim edilmesi.
2.3. Üniversiteden gidecek evrakların veya malzemelerin zarflanması ve gönderime hazırlanması.
2.4. Gelen ve giden kargo/posta kayıtlarının deftere işlenmesi ve süreçlerin kontrol edilmesi.
2.5. Malzeme ve evrakların posta/kargo
  aracılığıyla ilgili adreslere zamanında ulaştırılması.
3. Süreç Çıktıları 4. Sürecin Performans Kriterleri
3.1. Teslim alınmış ve kaydedilmiş gelen kargo ve postalar
3.2. Hazırlanmış ve gönderilmiş evrak ve malzemeler		 4.1. Gelen kargonun aynı gün içinde kayıt altına alınması ve ilgili birime teslim edilmesi.
4.2. Giden evrak/malzemenin planlanan süre içinde doğru adrese gönderilmesi.
4.3. Evrak ve malzeme kaybı yaşanmaması.
5. Süreç Müşterileri 6. Süreç Tedarikçisi
5.1. Üniversite akademik ve idari birimleri
5.2. Üniversite personeli
5.3. Üniversiteye malzeme veya evrak gönderen/destek sağlayan kuruluşlar		 6.1. Yazı İşleri Müdürlüğü
6.2. PTT ve özel kargo şirketleri
6.3. Üniversite içi birimler (evrak ve malzeme sağlayıcıları)
7. Sürecin Gözden Geçirme Sıklığı 8. İlgili Dokümanlar
7.1. Yılda bir kez
7.2. Yoğun dönemlerde veya süreç aksaklıklarında ara kontroller yapılır.		 8.1. Karayolu Taşıma Yönetmeliği
8.2. Üniversite Kargo ve Posta İşleyiş Prosedürü (varsa)

Görev ve Sorumluluklar Tablosu


Yazı İşleri Müdürlüğü


2.1



2.2



2.3



2.4



2.5



2.6



Açıklamalar:

A (Ana Sorumlu): Sürecin yürütülmesinde ana sorumluluğa sahiptir.

S (Sorumlu): İlgili adımda aktif rol alır ve işlemi yürütür.